9 простых правил оформления документов в Microsoft Word чтобы они стали выглядеть красиво и профессионально.

Microsoft Word имеет множество функций, благодаря которым, вы сможете придать документу любой вид, который вы только захотите сами. Но все это богатство функций, не всегда приводит к наилучшему виду.

Одно дело знать все о Microsoft Word, о его тонкостях и причудах и функциях. Совсем другое дело, знать как сделать отличный документ.

В этой статье речь не идет отом, какиспользовать различные функции Microsoft Word. Мы специально рассматриваем проектный аспект бизнес-отчетов и научных документов, что означает то,какимипочему,должен документ, чтобы он радовал глаз, и был легко читаемым. Вы также можете применить эти же рекомендации к другим текстовым процессорам, таким как Google Docs.

основные правила написания документов в программе Word

  1. Придерживайтесь простоты.

Почти каждый совет в этой статье представляет собой конкретное приложение этого первого, но очень важного совета. Будьте проще. Пусть это будет движущей силой любых дизайнерских решений в ваших документах, и если вы уйдете, вспомнив только одну вещь из этой статьи, пусть это будет простота!

При написании документа содержание должно быть основным. Форматирование существует, чтобы сделать это содержимое более легким для чтения и переваривания. Исключите искушение ввести привлекательные элементы, которые только отвлекают внимание. Максимизируйте пробелы.

  1. Выберите подходящий для шрифт

Ваше первое большое дизайнерское решение, которое вы должны принять – выбрать шрифт. Традиционные знания говорят, что шрифты сзасечкамилегче читать в печатных документах, тогда какшрифты без засечек, лучше для глаз при чтении на экране.

основные правила написания документов в программе Word

Хорошими примерами шрифтов с засечками являются Garamond, Georgia, Hoefler Text и Palatino, а хорошими примерами шрифтов без засечек являются Arial, Gill Sans, Helvetica и Lucida Sans.Независимо от того, какой шрифт вы в конечном итоге используете, придерживайтесь одного и того же шрифта во всем документе. (При желании вы можете использовать другой шрифт для заголовков.)

  1. Используйте стандартный размер шрифта и цвет

Большинство деловых и академических документов печатаются с размером шрифта в 12 точек, что обычно дает наиболее читабельные абзацы в сочетании с рекомендациями по размеру страницы, полям и межстрочному интервалу позже в этой статье. Некоторые информационные плотные отчеты иногда могут опускаться до 10-точечного размера шрифта, но не менее того.

В общем случае, лучше всего держать руки в стороне от чего-либо, связанного с цветами, особенно для печатных документов. Вам придется заплатить больше за цветные чернила, и цвета не будет переноситься, если документ когда-либо будет скопирован. Для цифровых документов зарезервируйте цветной текст для критических предупреждений и т. п. Предпочитайте подчеркнуть, используявыделенные жирным шрифтомикурсивомтекст.

  1. Используйте стандартный размер страницы и поля

Почти все офисные документы печатаются на стандартных страницахразмером 8½ «x 11», известных как формат Letter Letter (также известный как A4, размер которого составляет 210 мм х 297 мм). Это единственный размер, который гарантированно будет доступен независимо от того, какой принтер вы используете.

основные правила написания документов в программе Word

Что касается полей. Стандартом «ГОСТ Р 6.30-2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» РФ предусмотрены следующие поля:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Однако нужно иметь ввиду – это всего лишь рекомендованные значения. Каждая организация, может иметь свои стандарты, в которых, в том числе, могут прописываться размеры полей.

  1. Выравнивайте текст по левой стороне.

У вас может возникнуть соблазн использовать выравнивание по ширине, потому что это то, что используется в газетах и ​​романах и в некоторых учебниках, но это неправильный выбор для офисных и академических документов. Хотя он может выглядеть более чистым и более формальным из-за прямых краев, он убивает читаемость.

То, что вам нужно, это выравнивание текста по левому краю. Это приводит к неровности в правой части абзацев, но при этом сохраняется расстояние между буквами, как предполагалось, любым шрифтом, который вы используете, и это означает оптимальную удобочитаемость. В противном случае вы можете оказаться среди кучи пробелов, которые крайне отвлекают и просто выглядят уродливыми.

  1. Отступ первых строк абзацев

Абзацы не должны иметь дополнительного промежутка между ними, и первые строки абзацев должны быть с отступом, чтобы выделять каждый параграф. Единственное исключение — для абзацев, которые непосредственно следуют за заголовком раздела, который может быть оставлен без изменений, потому что окружающий контекст дает понять, что это его собственный абзац.

Для большей части документов принято устанавливать красную строку в виде отступа 1,25 см. Убедитесь, что вы используете функции стилей абзаца Word для обработки отступов, а не с помощью клавиши Tab!

  1. Поместите изображения между абзацами

Сам по себе Word, позволяет разместить изображения где угодно. Как внутри абзаца, так и между абзацами. И если ваша организация предпочитает размещать картинки внутри абзацев, тогда продолжайте и делайте так. Но, вообще говоря, это может повредить читаемость, особенно в отчетах, где много различных данных.

Самый безопасный вариант, особенно для графиков, диаграмм и таблиц, заключается в размещении изображений между абзацами и их выравнивании по центру. Таким образом, ваши картинки никогда не будут соперничать с окружающим текстом. Такое размещение, также позволит выделиться подписи к вашей картинке.

  1. Выберите подходящий интервал между строками

Правильный выбор межстрочного интервала (расстояние между двумя строками, идущими друг за другом) действительно зависит от того, какой документ вы пишете.

Академические документыдолжны сначала следовать инструкциям академического стиля, который предписывает та организация, для которой создается текст. Если нет руководства, то для академических документов, предпочтительно двойное расстояние (от обычного межстрочного расстояния)

Деловые и офисные документыимеют тенденцию к обычному, однократному интервалу между строк, особенно для документов, предназначенных для печати. Если же документ не планируется печатать, то межстрочный интервал, можно установить в размере от 120 до 150 от стандартного.

основные правила написания документов в программе Word

  1. Разбейте текст абзацами и списками

Чем больше документ, тем важнее заголовки. Вы предпочли бы прочитать 20-страничный отчет, представляющий собой ничто иное, как сплошной текст? Или 30-страничный отчет, который организован в соответствующие разделы и подразделы? Я предпочитаю второй вариант.

Списки также хороши для разрушения стенок текста и привлечения глаз к важным моментам. Используйтепронумерованные списки при подсчете набора элементов (например, «пять атрибутов успешного предпринимателя») или при предоставлении пошаговых инструкций. В противном случае, используйте маркированные списки. Просто обязательно избегайте чрезмерного использования списков, что может ухудшить читаемость.

 

Как вы думаете, что делает документ красивым и профессиональным? Есть ли другие советы и рекомендации, которые вы хотели бы добавить? Дайте нам знать в комментариях ниже!

 

 

Поделиться.


Николай

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.